Menos é mais! Quer economizar seu budget?
Organizar eventos não é uma tarefa simples, exige disciplina, atenção e muita criatividade. E quando o budget é limitado? Como realizar eventos corporativos criativos e econômicos?
Há inúmeros detalhes a considerar. Se a equipe não for organizada e disciplinada, algo pode passar despercebido. Mas, quando pensamos na comunicação para eventos corporativos, é importante ficar atento aos pormenores para economizar o máximo possível e ainda manter a qualidade.
Conheça algumas dicas pontuais para que você e sua equipe possam racionalizar os recursos e impressionar o público.
Promova uma experiência gastronômica
Todo mundo gosta de ser bem servido. É possível ir além daquele coquetel tradicional e oferecer aos seus participantes um cardápio diferenciado e também econômico. Para isso, saia do comum, mas pense em ideias de coffee break com opções viáveis e que vão agradar o paladar de grande parte das pessoas. Pesquise por tendências escolha as melhores receitas para servir o seu público.
Aposte em tecnologia e interatividade
Hoje, com o avanço da tecnologia, se tornou acessível contratar equipamentos que promovem interação e criam uma experiência incrível aos seus participantes.
Veja abaixo algumas soluções tecnológicas que ajudam impactar os participantes do seu evento:
Centralize a produção de conteúdos
Na hora de criar a arte para projeção ou o post de divulgação do evento, distribuir etapas com diferentes equipes, não será uma boa ideia. O melhor é contar com o suporte de uma empresa que seja capaz de pensar e produzir todo o material, de ponta a ponta, de forma unificada.
Assim, o roteiro, a edição, a finalização, captação e trabalho de computação gráfica do conteúdo têm mais coerência e você não vai precisar parar o planejamento geral para buscar um profissional para substituir outro que repentinamente deixou de estar disponível. É uma economia de tempo e um apoio à logística!
Busque Patrocinadores e Apoiadores
Se seu orçamento é folgado, genial. Mas como isso praticamente não acontece, procurar patrocinadores é um caminho para economizar no budget do seu evento. Além da economia em si, pode ser que alguém esteja buscando exatamente um evento como o seu para se tornar um parceiro.
O mesmo vale para apoiadores, e ainda que não injetem recursos financeiros, os mesmos podem fazer que você não precise dirigir parte dos recursos para uma parte do evento. Como forma de compensação, os conteúdos audiovisuais e informativos precisam dedicar um espaço específico à exposição da marca destes parceiros.
Aposte em formatos digitais
Peças gráficas são interessantes, mas costumam ser bastante caras. Quando um evento se apoia em suportes digitais, ganha em economia e melhora a imagem corporativa de quem o promove. Ou seja, com o uso de tecnologia seu evento será associado à inovação. E se isso ainda representa economia de recursos, melhor ainda. Neste sentido, apostar em digital signage e em uma TV corporativa, substitui perfeitamente outro tipo de material gráfico impresso.
Locais alternativos
Aposte em um local alternativo! Uma boa dica para promover eventos corporativos econômicos é apostar no novo e diferente! Alguns exemplos de locais alternativos são os parques, terraços e jardins, que são ótimos para trazer temas de sustentabilidade e responsabilidade social.
Locar um ônibus descolado para o seu evento também podem ser interessante, ainda mais se na estratégia envolver um tour com seus convidados.
O importante é pesquisar, pensar fora da caixa e encontrar o local ideal, considerando todas as necessidades que o evento exige, sem ultrapassar o orçamento.
Não improvise, contrate um profissional
Dar um jeitinho é praticamente uma arte e estamos acostumados a pensar que nem tudo requer a assessoria de um especialista. O maior problema em relação a este tipo de pensamento é o fato de que consertar um erro pode sair mais caro do que pensar na necessidade de forma antecipada.
Principalmente no que se refere à comunicação em geral, recursos como peças gráficas, aluguel de equipamentos, instalação dos mesmos e até a capacidade elétrica do local podem inviabilizar procedimentos posteriores. Inclusive, os conteúdos que serão expostos precisam de tempo de produção para que fiquem prontos na hora que tudo começar. Então, antes (muito antes), vale a pena procurar ajuda de quem se dedica à comunicação corporativa.
Controle todos os gastos
Por último, mas não menos importante: controle seus gastos em detalhe. Há muitos custos que podem surgir durante o evento e é bom ter isso em conta. A partir do orçamento definido previamente, mantenha-se firme ao que foi estabelecido e controle contratos dos fornecedores e a prestação dos serviços dos mesmos para que não falte nada. Se algum serviço entrou no acordo e não foi prestado, diretamente não pague pelo mesmo.
Agora que leu nosso artigo ficou mais fácil de organizar um evento mais criativo e ainda economizar! Agora, se tem algum insigth ou dúvida, fale com a gente, podemos lhe ajudar a encontrar as melhores soluções para seu evento.
