Você sabe o que é uma Town Hall Meeting?

Está sem tempo para ler o conteúdo? Ouça este artigo na íntegra. Basta apertar o play! 🙂

Nós preparamos 7 dicas para você realizar o seu Town Hall Meeting de sucesso:

  1. Planeje com antecedência
  2. Defina um objetivo estratégico
  3. Faça transmissões ao vivo!
  4. Perguntas e Respostas
  5.  Dê Feedback
  6. Grave o seu Town Hall Meeting
  7. Toque uma música

 

Mais conhecida como reuniões de assembleias, o Town Hall Meeting é uma reunião ou evento promovido para conversas abertas entre os colaboradores e a presidência. Geralmente, essas reuniões são uma oportunidade para os executivos compartilharem resultados de negócios, iniciativas importantes e mudanças na equipe. O Town Hall é uma reunião para discutir assuntos importantes.

 

As empresas precisam de uma comunicação objetiva, as organizações precisam alinhar suas estruturas para fortalecer a cultura interna e também os níveis de compromissos de seus colaboradores. Em um town hall meeting, ouvir os colaboradores é indispensável. Atualmente, o sucesso de uma comunicação interna exige diálogos, tecnologia e sustentabilidade na busca de obter um time integrado, participativo e engajado com as metas da empresa.

 

De muitas maneiras, planejar um Town Hall é como orquestrar uma sinfonia. Aqui vão 7 passos para obter o sucesso e tocar a melhor melodia:

 

1.Planeje com antecedência

 

Ao planejar um Town Hall Meeting, você estará lidando com dois públicos e suas agendas. Seu primeiro passo deve ser coordenar com os executivos que estarão falando ou apresentando. Considere dar opções de datas e horários aos palestrantes, mas é provável que seu segundo público, os funcionários, esteja disponível no meio da semana.Se você precisar planejar seu Town Hall Meeting em um local externo, aguarde até que você tenha um firme compromisso de seus palestrantes, só assim reserve um espaço para eventos e comece a planejar as partes adicionais da reunião.

 

2.Defina um objetivo estratégico

 

Uma assembleia serve para discutir um assunto relevante no momento e que afeta a empresa. Ao definir o town hall é preciso entender e explicar como o tema escolhido impacta na empresa de forma ampla.

Nesse primeiro momento é importante escolher um moderador para auxiliar na condução de todo o evento. É fundamental escolher alguém que tenha conhecimento dos tópicos abordados, alguém imparcial, proativo, pois ele será responsável por conduzir todo o evento, deixando a reunião mais produtiva.

Os temas mais abordados em um town hall meeting são:

  • Como melhorar o atendimento
  • Como revisar as metas
  • Demonstrar que a organização está aberta ao diálogo
  • Obter feedback dos colaboradores
  • Descobrir problemas internos

 

3.Faça transmissões ao vivo!

 

Ao realizar as conversas abertas dentro do town hall é interessante que seja transmitida a toda equipe de forma clara e direta. Fazer transmissões ao vivo é uma forma de fazer com que essa mensagem impacte a todos.

As transmissões ao vivo são importantes para aqueles que se encontram em outra filial ou realizando alguma viagem de trabalho, essa videoconferência pode ser feita via satélite, streaming ou mobile, assim ninguém perderá uma só palavra e ainda poderá realizar perguntas para serem respondidas no ato.

Mas atenção, procure uma empresa com known how no assunto para ajudar no seu sucesso.

4.Perguntas e Respostas

 

No momento em que os participantes estão debatendo os temas propostos, é preciso escutar os colaboradores, entender quais são as possíveis dúvidas e responder de forma sincera todas as perguntas que forem surgindo.

Responda as perguntas relevantes, caso os colaboradores estejam saindo do foco, relembre o motivo da reunião. Tente responder no mesmo dia, mas caso não consiga, sempre avise que terão as respostas no próximo encontro, é importante deixá-los avisados sobre a data da próxima reunião.

5.Dê Feedback

 

A última fase do processo é realizar um feedback com os participantes, quanto mais escutarmos nossos colaboradores mais podemos evitar os ruídos que causam tantos problemas na comunicação interna.

É importante que após cada town hall a equipe organizadora envie um e-mail pontuando o que foi discutido, quais as medidas que vão ser tomadas entre outros prazos e pautas discutidas.

 

6.Grave o seu Town Hall Meeting

 

Uma ótima dica é gravar e disponibilizar sua town hall dentro de uma biblioteca online, assim todos os colaboradores poderão assistir novamente e acompanhar a evolução.

Como falamos, o town hall meeting serve para alinhar o time com os resultados, revisar as métricas, e debater de forma estratégica quais são as ações necessárias para melhorar o negócio a cada dia.

 

7.Toque uma música

 

A música é algo que todos apreciam, além de ser cientificamente comprovado que alivia e melhora o humor. Ao tocar boas músicas, os funcionários se sentirão relaxados, atualizados e prontos para aprender mais sobre o estado atual da empresa.

Quer deixar suas reuniões mais dinâmicas e interativas?  Fale conosco.


Publicado por: Atmo Digital
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