4 Passos para uma Town Hall Meeting de sucesso


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19 de dezembro de 2018

As empresas precisam de uma comunicação mais objetiva, as organizações precisam realinhar suas estruturas para fortalecer a cultura interna e também os níveis de compromissos de seus colaboradores. Para uma town hall (conselhos ou assembleias) ouvir os colaboradores é indispensável no novo sistema orgânico das corporações, que exige mais conversa, mais tecnologia e sutentabilidade na busca de obter um time integrado, mais participativo e engajado com as metas da empresa.

O Town Hall é uma reunião para discutir qualquer tipo de assunto relevante para a empresa, os colaboradores, stakeholders etc, e pode ser realizado em todas as áreas. Os assuntos devem ser votados por todos, podendo ou não, ser de forma aberta. Caso não tenha um assunto importante não leve a um town hall. 

Town Hall Meeting, trata-se de conversas abertas com os colaboradores e a presidência, essas conversas servem para abrir a comunicação entre os executivos e os colaboradores, grupos que em geral vivem separados, mas que dependem muito um do outro.

Quer começar a montar o seu town hall meeting? Aqui vão alguns passos para obter sucesso e comunicar melhor:

PASSO 1- DEFINA UM OBJETIVO ESTRATÉGICO

Uma assembleia serve para discutir um assunto relevante no momento que afeta a empresa. Ao definir o town hall é preciso definir também como o tema escolhido impacta na empresa de forma ampla.

Nesse primeiro momento é importante escolher um moderador para auxiliar na condução de todo o evento. É fundamental escolher alguém que tenha conhecimento dos tópicos abordados, alguém imparcial e proativo, pois ele será responsável por conduzir todo o evento, deixando a reunião mais produtiva.

Por exemplo, o assunto do primeiro town hall pode ser como melhorar o atendimento, como revisar as metas pense a partir desses assuntos.  

PASSO 2 - FAÇA TRANSMISSÕES AO VIVO

Ao realizar as conversas abertas dentro do town hall é interessante que sejam feitas em um espaço que contemple toda a equipe, pois as mensagens devem ser transmitidas de forma clara e direta para toda a empresa, fazer transmissões ao vivo é uma forma de fazer com que essa mensagem atinja todos os colaboradores. Essas transmissões ao vivo são importantes para aqueles que se encontram em outra filial, por exemplo, ou em uma viagem de trabalho, essa ferramenta se torna uma alidade na comunicação empresarial quando há a possibilidade de ser transmitida via satélite, streaming ou mobile, assim ningém perderá uma só palavra e ainda poderá realizar perguntas para serem respondidas no ato.

Pense sempre em contratar uma empresa com known how no assunto para ter sucesso.

PASSO 3 – TENHA PERGUNTAS E RESPOSTAS

A segunda fase acontece durante a assembleia, no momento em que os participantes estão debatendo os temas propostos. É preciso escutar os colaboradores, entender quais são as possíveis dúvidas e responder de forma sincera todas as perguntas que forem surgindo.

Responda as perguntas relevantes, caso os colaboradores estejam saindo do foco, relembre o motivo da reunião. Tente responder no mesmo dia, mas caso não consiga, sempre avise que terão as respostas no próximo encontro, é importante deixá-los avisados sobre a data da próxima reunião.

PASSO 4 – DÊ FEEDBACK AOS PARTICIPANTES

A última fase do processo é realizar um feedback com os participantes, quanto mais escutarmos nossos colaboradores mais podemos evitar os ruídos que causam tantos problemas em comunicação nas corporações.

É importante que após cada town hall a equipe organizadora envie um e-mail pontuando o que foi discutido, quais as medidas que vão ser tomadas entre outros, é interessante também ter a gravação de sua town hall dentro de uma biblioteca online, assim todos os colaboradores poderão assistir novamente e acompanhar a evolução.

Como falamos, o town hall meeting serve para alinhar o time com os resultados, revisar as métricas, e debater de forma estratégica quais são as ações necessárias para melhorar o negócio a cada dia.

Quer deixar suas reuniões mais dinâmicas e interativas?  Fale conosco.

 

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